律师文摘

【专业知识】如何整理结案卷宗

发布日期:2015-01-16  阅读:

作者:郑玮(北京天同律师事务所)

来源:微信公众号Trial_day

 

1、总则

1.1   结案卷宗是全面反映律师团队对案件工作过程及工作成果的载体。

1.2   在结案后,律师团队应当全面收集案件办理过程中全部材料,对所有团队成员掌握的纸质案卷、电子文档、往来邮件等全部材料筛选、整理,并根据内容、重要性、保密要求等制作卷宗、存入档案或销毁。

1.3   整理案卷包括阅卷、整卷、制卷三个步骤。

1.4   诉讼案件结案卷宗,按照本指引进行归档制作卷宗,非诉讼项目,参照本指引。

2、阅卷

2.1   阅卷是整理案卷的预备性工作。

2.2   整理者应当向案件办理团队的全体出庭律师、辅庭律师依次索取案件所有纸质文档,拷贝电子文档,以及其他案件材料。

2.3   整理者应浏览全部资料,进行初步分类:

2.3.1  纸质材料,可根据文件类型、办案阶段、所属主体等进行初步分类;纸质文档分类时,可利用post贴等工具,标明文件名称或内容,避免重复劳动。

2.3.2  电子材料,可按照出庭律师已有文件夹,将辅庭律师处电子文档进行初步分类。

2.3.3  整理时应当及时剔除重复文件,对于同一标题文件,需要注意鉴别是否是同一版本,注意保留最终版本文件。

3、整卷

3.1   整卷是把所要用到的材料按照目录顺序排列好的过程,是整理案卷最核心的部分。

3.2   诉讼案件结案卷宗,基本按以下模块顺序排列:结案报告-终审裁判文书-我方律师工作文件-对方文件-原审材料-其他材料。各模块内容,一般按类别依时间正序排列(如多份工作报告,按出具时间顺序排列)。具体如下:

3.2.1  律师结案报告,详尽回顾描述案件办理过程及案件结果评析;

3.2.2  案件终审裁判文书/律师工作所涉所有裁判文书。如出现多份裁判文书,建议采取按正序排列。如非本阶段工作形成之裁判文书,不列入此部分。

3.2.3  律师工作文件。此部分一般按照律师工作前后顺序或文件重要程度排列,包括案件分析意见、诉讼法律文书、案件诉讼图表、日常工作报告、工作往来函件及其他材料。此部分最终顺序,由出庭律师根据案件情况确定。

3.2.4  我方本次诉讼程序或本诉讼阶段所涉证据。包括证据目录及证据文件。

3.2.5  对方本次诉讼程序或本诉讼阶段主要文件,包括对方主要法律意见、对方主要证据、对方诉讼中传递文件等。

3.2.6  原审或其他诉讼程序材料。此部分材料为本阶段案件办理的背景材料,以便阅卷人了解案件来龙去脉。一般按各审判程序或阶段分别排列,各程序或阶段内文件,参照前述本阶段文件排列顺序。

3.3    入卷文件应为所有文件版本中的定稿版本或最终版本,整理人应仔细核对纸质文件与电子文件,避免遗漏。

3.4   整理案卷后的未入卷材料,按以下方式处理:

3.4.1 如属保密资料,应交还保密义务人处理;

3.4.2 如属其他应归档资料,如律所内部讨论记录等,应以案件内档形式归档管理。

3.4.3 如属其他非保密资料,本着环保目的,将单面材料处理后重复利用纸张。

4、制卷

4.1   制卷是将整理好的文件装订成册的过程。

4.2   为制卷方便,双面打印文件原则上复印为单面文件。

4.3   对于文件上标注,尽量去除,如无法去除则重新打印入卷。

4.4   入卷图表需要保留彩色状态的,应单独彩色打印,避免后期制卷过程中复印遗失颜色。对于部分异型图表,应注意入卷折叠方式。

4.5   在打印页码前,应复查全卷,避免出现错页、漏页、倒页等情况,不能夹入文件原件。复查完毕后,交由出庭律师审查,如果文件过多,询问律师如何分册装订。

4.6   利用打码机或其他设备,进行页码打印。页码一般置于页面右上或右下角。

4.7   根据页码编号,编制卷宗目录。

4.8   制作卷宗首页,包含案卷编号、案号、审理法院、客户名称及联系方式、代理律师、归档时间等信息。在首页下方标注保密提示。

4.9   将全部文件进行扫描,将PDF文件刻制光盘,最后置入成品卷宗。

4.10  卷宗交付复印、装订。一般卷宗制作客户数+1,我方及客户各留存一套。

5、其他

本指引仅供团队内部使用。团队成员使用本指引期间,如有任何问题、建议,应及时沟通,根据需要调整本指引内容,确保团队内部文件沟通顺畅。

 

 

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